"服务内容

Work Scope"

"日程与时间支持 (Schedule & Time Support):

• 协助团队成员规划、安排和管理日常工作日程、内部会议、差旅等，并提供及时提醒。

• 协助处理日程冲突，确保团队协作顺畅高效。

会议协调与记录 (Meeting Coordination & Minutes):

• 负责团队内部及对外会议（包括线上和线下）的组织、协调、场地预订、设备调试等前期准备工作。

• 高效准确地进行会议记录，撰写并分发会议纪要，并协助跟进决议事项。

• 协助准备会议所需资料和演示文稿。

差旅与费用协助 (Travel & Expense Assistance):

• 协助团队成员预订国内外机票、酒店、交通等，并协助制定差旅行程。

• 协助处理团队成员的差旅报销、日常费用报销及相关财务流程。

文件与信息管理 (Document & Information Management):

• 负责各类文件、报告、邮件、演示文稿等资料的协助起草、编辑、整理、归档和分发，确保信息准确、及时、规范。

• 协助建立并维护团队文件管理系统，便于快速检索。

团队行政事务 (Team Administrative Affairs):

• 负责团队日常行政事务，包括办公用品采购、固定资产管理、办公环境维护等，确保工作环境整洁有序。

• 协助新入职员工办理入职手续，并提供必要的行政支持。

• 协调团队内部活动和聚餐等。

沟通与协调 (Communication & Coordination):

• 处理团队内外部电话、邮件、快件往来，并进行初步筛选和分流。

• 协助接待访客，安排内部会晤。

• 协助协调团队与各部门之间的沟通与协作。

信息保密与合规 (Confidentiality & Compliance):

• 严格遵守公司规章制度及保密协议，对接触到的所有敏感信息、商业机密和个人隐私严格保密。

• 确保所有行政操作符合公司政策和法律法规。

其他支持 (Other Support):

• 完成团队或部门经理交办的其他临时性行政事务和专项任务。"

"服务标准

Service Standard"

"1. 日程与时间支持

明确日程需求后及时安排，发现时间冲突及时提出替代方案；会议/差旅开始前如有必要及时发出相关提醒。

2. 会议协调与记录

根据需求按时完成会前准备工作，如：完成场地、设备、材料的 100% 就绪检查并输出《会议准备清单》。 会议纪要记录准确，并及时发送给相关人员，决议事项及时跟踪进度和成果。 资料准备内容要准确

3. 差旅与费用协助

收到差旅预定申请后，及时安排预定，注意国内差旅费用控制在公司预算标准内 ； 报销单据齐全后及时完成系统提交，并追踪审批流程，确保报销及时完成。

4. 文件与信息管理

需制定归档文件命名&版本规则，并按规则进行整理，及时归档，便于检索。

6. 沟通与协调

收到邮件/电话及时分流；重要访客根据需求及时完成接待脚本、会议室布置等筹备工作。 确保跨部门协作的及时性以及信息传递的准确性。

7. 信息保密与合规

具有职业操守，严格遵守保密协议，不允许出现任何泄密的情况。

8. 其他支持

临时任务要根据需求及时完成，如有时间冲突，需按照重要性以及紧急程度等要素排好优先级，再去执行。"