- 供应商管理
- 供应商开发：寻找、筛选和评估潜在的供应商，建立供应商资源库。根据企业的需求，通过各种渠道如网络搜索、行业展会、供应商推荐等，收集供应商信息，并对其进行初步调查和评估，包括供应商的资质、生产能力、质量控制、价格水平、交货期等方面。
- 供应商评估与选择：对供应商进行定期评估，包括产品质量、交货期、服务水平、价格合理性等方面的考核。根据评估结果，选择合适的供应商进行合作，并建立长期稳定的合作关系。
- 供应商关系维护：与供应商保持密切沟通，及时解决合作过程中出现的问题，维护良好的合作关系。定期与供应商进行会议或走访，了解供应商的生产经营状况，共同探讨改进合作的方式和方法，争取更好的采购条件和服务。
- 采购计划与预算
- 需求分析：与企业内部各部门沟通协调，了解他们对外协产品或服务的需求情况，包括需求数量、质量要求、交货时间等。根据企业的生产计划、销售预测等因素，综合分析和预测外协采购的需求，为制定采购计划提供依据。
- 采购计划制定：根据需求分析结果，制定详细的采购计划，明确采购的品种、数量、交货期、采购方式等内容。采购计划要与企业的整体生产经营计划相协调，确保外协采购能够满足企业的生产和运营需求。
- 预算编制与控制：根据采购计划，编制采购预算，合理安排采购资金。在采购过程中，严格控制采购成本，确保采购支出不超出预算范围。对预算的执行情况进行监控和分析，及时发现并解决预算超支等问题。
- 合同管理
- 合同起草与谈判：根据采购需求和供应商协商的结果，起草采购合同。合同内容应明确双方的权利和义务，包括产品或服务的规格、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。与供应商进行合同条款的谈判，确保合同条款清晰、明确，保护企业的利益。
- 合同签订与执行：在双方达成一致后，签订正式的采购合同。跟踪合同的执行情况，确保供应商按照合同要求按时、按质、按量提供产品或服务。及时处理合同执行过程中出现的变更和纠纷，如产品规格调整、交货期延迟等问题，按照合同约定的方式解决。
- 合同归档与管理：将签订的采购合同进行归档管理，建立合同台账，记录合同的基本信息、执行情况、付款情况等。便于随时查阅和跟踪合同的执行情况，为后续的采购决策和供应商评估提供参考依据。
- 质量控制
- 质量标准制定：根据企业的产品要求和行业标准，制定外协采购产品或服务的质量标准。明确产品的技术规格、性能指标、外观要求、包装要求等质量要素，确保供应商提供的产品或服务符合企业的质量要求。
- 检验与验收：在供应商交货时，按照质量标准对采购的产品或服务进行检验和验收。可以采用抽检、全检等方式，对产品的质量进行检验，包括外观检查、性能测试、尺寸测量等。对于不符合质量标准的产品，及时与供应商沟通，要求其采取整改措施或更换产品。
- 质量问题处理：如果在使用过程中发现外协采购产品存在质量问题，及时与供应商联系，要求其承担相应的责任。根据质量问题的严重程度，采取不同的处理方式，如退货、换货、要求供应商赔偿损失等。同时，对质量问题进行分析和总结，提出改进措施，防止类似问题再次发生。
- 物流与交付管理
- 物流安排：与供应商协商确定产品的交付方式和运输方式，选择合适的物流供应商，确保产品能够按时、安全地送达企业。根据采购合同的要求，安排好货物的装卸、运输、仓储等环节，确保货物在运输过程中的安全和完好。
- 交货期跟踪：密切跟踪供应商的生产进度和交货情况，及时了解产品的发货时间和预计到达时间。对于可能影响交货期的因素，如供应商生产故障、原材料短缺、运输延误等，提前与供应商沟通协调，采取相应的措施确保交货期不受影响。
- 库存管理：根据企业的生产计划和采购计划，合理控制外协采购产品的库存水平。避免库存过高导致资金积压和产品过期变质，同时也要防止库存过低影响生产的正常进行。采用科学的库存管理方法，如经济订货量模型、ABC 分类法等，优化库存结构，提高库存管理效率。
- 成本控制与价格管理
- 成本分析：对外协采购的成本进行分析，包括产品价格、运输成本、仓储成本、质量成本等方面。通过与供应商的沟通和市场调研，了解成本构成和价格变动趋势，为成本控制提供依据。
- 价格谈判与采购策略：与供应商进行价格谈判，争取合理的采购价格。在谈判过程中，运用各种谈判技巧和策略，如成本分析、市场比较、批量采购、长期合作等，降低采购成本。同时，根据市场情况和企业的需求，制定灵活的采购策略，如适时采购、集中采购、招标采购等，以获取更优惠的采购价格。
- 成本监控与优化：在采购过程中，持续监控采购成本的变化情况，及时发现成本异常波动的原因，并采取相应的措施进行调整。定期对采购成本进行评估和分析，寻找降低成本的机会和途径，如优化供应商结构、改进采购流程、降低库存成本等，不断优化采购成本。
采购外协人员还需要关注市场动态和行业发展趋势，及时了解原材料价格波动、新技术应用、供应商行业整合等信息，为企业的采购决策提供参考，使企业在采购外协方面能够适应市场变化，保持竞争优势。