岗位职责

1、会前筹备统筹​

• 负责会议相关酒店资源对接，包括会场预订、客房 block 申请与价格洽谈、餐饮套餐定制（含茶歇、正餐、特色餐食），确保满足会议规模及预算要求；​
• 统筹专家差旅安排，精准完成机票 / 高铁票预订、退改签协调
• 统筹安排活动期间的车辆接送方案（机场、会场、活动地点等）。
• 整理会前筹备文件，核对酒店合同条款、差旅预订凭证，确保所有资源对接符合学会会议标准。​

2、会中现场管理​

• 负责参会人员现场注册、签到及入住客房分配与调整，实时处理住房需求变更（如加床、换房、提前退房等），保障入住体验；​
• 监管会议期间餐饮服务执行，包括用餐人数核对、餐食质量把控、特殊饮食需求（素食、清真、过敏禁忌）协调，及时解决现场用餐问题；​
• 协调酒店、车队、会场等相关方，处理突发事件，保障会议流程顺畅。

3、会后收尾结算​

• 收集并核对酒店、车队、餐饮等各项服务账单，确保金额准确、明细清晰；​
• 整理全套报销材料（含合同、发票、消费明细、差旅凭证等），按学会财务规范分类归档、编制报销清单，跟进报销流程直至完成；​
• 总结会议执行情况，梳理问题与优化点，形成会后执行报告。​
• 进行会议执行复盘，汇总问题与改进建议。

任职要求​

1. 学历与经验：大专及以上学历，1-2 年 MICE 行业会务执行相关经验优先，熟悉酒店会务对接、差旅预订流程者加分；​
2. 核心能力：具备极强的细节把控力和统筹协调能力，能同时推进多环节工作；​
3. 沟通能力：善于对接酒店、专家、学会等多方主体，表达清晰、应变能力强，能妥善处理突发问题；​
4. 基础技能：熟练使用 Excel（账单核对、数据整理）、Word（文件编制）、PPT（简单报告）等办公软件；​
5. 职业素养：责任心强、抗压能力强，能适应会议期间的出差及现场加班需求。​

优先录用条件​

1. 有学会 / 协会类会议会务执行经验者；​
2. 熟悉酒店会务报价体系、具备议价能力者；​
3. 持有导游证、会展策划师等相关证书者；​
4. 具备基础财务知识，熟悉报销流程及票据规范者。