职位描述
- 岗位职责：
- 文件管理与维护
- 负责公司质量管理体系、环境管理体系等各类体系文件（如手册、程序文件、作业指导书等）的编号、登记、归档和保管工作，确保文件的完整性和可追溯性。例如，依据既定的文件分类规则，对新出台的仪器仪表生产工艺作业指导书进行精准编号与详细登记。
- 定期清查和整理体系文件，及时更新文件状态，明确标识作废文件，杜绝过期或无效文件的流转与误用。一旦发现质量管理体系文件有修订情况，迅速替换旧文件并清晰标注修订标识。
- 文件收发与传递
- 接收来自内部各部门及外部相关方（如客户、供应商、认证机构等）的体系文件资料，严格进行初步审核，确保文件的有效性与规范性。比如，收到供应商提交的质量保证文件后，仔细检查文件格式、盖章等关键要素是否达标。
- 依照规定流程，及时将文件传递至相关部门或人员，并跟进文件的签收与处理进度。例如，将上级部门发布的新环境管理体系标准文件，迅速传达给环境管理相关部门，并追踪其签收与学习情况。
- 文件编制与修订协助
- 在体系工程师的指导下，参与体系文件的编制、修订工作，承担文字录入、排版、格式调整等基础任务，保证文件格式的统一与规范。例如，协助体系工程师对质量管理体系程序文件进行修订时，严格按照标准格式完成文字录入与排版工作。
- 广泛收集各部门对体系文件的修改意见和建议，精心整理后反馈给体系工程师，为文件的持续优化提供有力支撑。如定期收集生产部门对生产流程作业指导书的改进建议，整理汇总后提交给体系工程师。
- 记录管理
- 全面负责体系运行相关记录（如内审记录、管理评审记录、培训记录等）的收集、整理、归档工作，确保记录真实、完整、有效。例如，每月按时收集各部门的培训记录，仔细检查记录内容是否完备，随后进行科学分类归档。
- 根据实际需要，协助相关部门查询和提供体系记录，为内部审核、管理评审、外部认证审核等工作给予坚实支持。如在外部认证审核期间，能够迅速且准确地提供审核所需的各类体系记录。
- 体系宣传与培训支持
- 协助组织体系文件的宣贯培训活动，精心准备培训资料，如制作培训 PPT、打印并发放学习资料等。例如，在公司开展新质量管理体系文件培训时，负责高质量地准备相关培训资料，并发放至参加培训的员工手中。
- 对培训效果进行跟踪与反馈，广泛收集员工对培训内容和方式的意见，及时反馈给培训组织者，助力培训工作的不断改进。如在培训结束后，通过问卷调查全面收集员工对培训的满意度及改进建议，及时反馈给培训负责人。
- 体系流程落地执行监管
- 依据公司制定的各类体系流程标准，定期对各部门的执行情况进行检查，重点关注关键流程节点和操作规范。例如，针对仪器仪表生产过程中的质量控制流程，检查生产部门是否按照作业指导书的要求进行原材料检验、过程检验和成品检验。
- 记录体系流程执行过程中的偏差和不符合项，详细描述问题发生的时间、地点、涉及人员和具体情况。如发现某部门在环境管理体系的废弃物处理流程中存在违规操作，及时记录相关信息。
- 及时向相关部门反馈检查发现的问题，跟进整改措施的制定与实施情况，定期汇报整改进度，直至问题得到彻底解决，确保体系流程的有效落地。例如，向生产部门反馈质量控制流程中的问题后，跟踪其制定的整改措施，并每周汇报整改进度。
任职要求
- 教育背景
- 本科及以上学历，企业管理、质量管理等相关专业优先考虑。相关专业知识有助于更好地理解和运用体系管理理念与方法。
- 工作经验
- 具有 2 - 3 年文件管理、文档控制、质量管理或相关工作经验。丰富的工作经验能使其更熟练地应对体系流程监管工作中的各种情况。
- 专业知识
- 深入了解质量管理体系、环境管理体系等常用管理体系的标准和要求，熟悉体系文件管理与流程执行的规范和要点。例如，精通 ISO 9001 质量管理体系的流程标准和文件控制要求。
- 掌握企业管理基础知识，熟悉公司的组织架构、业务流程以及各部门在体系运行中的职责，为有效监管体系流程执行奠定基础。
- 技能要求
- 熟练使用办公软件，如 Word、Excel、PowerPoint 等，能够高效进行文字处理、数据统计分析和 PPT 制作，便于记录问题、分析数据和汇报工作。例如，运用 Excel 的函数和图表功能对体系流程执行数据进行分析，以直观展示问题和趋势。
- 具备良好的文件整理、归档以及记录管理能力，能够依据规定对各类文件和记录进行有序管理，方便查询与追溯。如建立完善的文件和记录索引系统，确保快速定位所需信息。
- 具备一定的流程分析与问题判断能力，能够依据体系标准识别流程执行中的偏差和潜在风险。例如，通过对比实际操作与标准流程，准确判断是否存在不符合项。
- 能力素质
- 工作认真负责，细致严谨，具备强烈的责任心，对待体系文件管理和流程监管工作一丝不苟，确保工作的准确性和可靠性。
- 拥有良好的沟通协调能力，能够与各部门有效沟通，清晰传达体系要求、问题反馈及整改要求，协调各方资源推动问题解决。
- 具备较强的学习能力和应变能力，能够及时掌握新的体系标准和流程变化，灵活调整监管重点和方法。
- 具有一定的抗压能力，在面对体系流程执行中的复杂问题和紧迫的整改要求时，能够保持冷静，有序推进工作。
以担保或任何理由索取财物，扣押证照，均涉嫌违法，请提高警惕