一、档案收集与整理
1. 档案接收
- 负责各部门档案的接收、登记、分类和编号，确保档案完整性和准确性。
- 对移交档案进行初步审核，检查文件完整性、签字盖章等手续是否齐全。
2. 分类编目
- 按照《档案法》或行业标准（如《归档文件整理规则》）对档案进行分类、编目、装订、录入系统。
- 建立档案索引和检索工具，确保档案信息可快速查询。
3. 数字化处理
- 对纸质档案进行扫描、OCR识别、电子归档，参与档案信息化系统建设。
二、档案保管与维护
1. 库房管理
- 负责档案库房的日常管理（温湿度控制、防火防潮、防虫防鼠等），定期检查档案保存状态。
- 严格执行档案借阅、出入库登记制度，确保档案安全。
2. 保密与安全
- 落实保密制度，对涉密档案分级管理，防止信息泄露或损毁。
- 定期备份电子档案，确保数据安全。
三、档案利用与服务
1. 借阅服务
- 办理档案查阅、借阅、复制等手续，监督借阅人按规定使用档案。
- 提供档案咨询服务，协助用户快速定位所需资料。
2. 档案编研
- 参与档案专题汇编、年鉴编写，挖掘档案价值为决策提供支持。
四、其他职责**
1. 制度执行
- 遵守《档案法》及单位内部管理制度，参与制定档案管理细则。
2. 协作与培训
- 指导各部门规范归档流程，定期开展档案管理培训。
- 配合审计、巡察、法律诉讼等调档需求。
3. 定期鉴定
- 协助完成档案鉴定、销毁工作，对到期档案提出处理意见。
任职要求补充
- 专业背景：档案学、信息管理、文秘等相关专业优先。
- 技能：熟练使用档案管理系统（如南大之星、量子档案软件）、Office办公软件。
- 特质：细致耐心、保密意识强，具备一定的沟通协调能力。