核心工作阶段与内容

1. 接单后 - 订单确认与生产准备阶段：

订单审核与确认：仔细审核客户订单/合同（PO/Contract），确认产品规格、数量、价格、付款方式（如TT, LC）、贸易术语（如FOB, CIF, EXW）、交货期、包装要求、唛头等关键信息。发现疑问或风险点及时与业务员/客户沟通确认。

制作内部订单文件：根据客户订单制作清晰的生产通知单、订舱委托书（初稿）等内部文件，分发给生产/采购、质检、仓储、财务等部门。

协调生产/采购：

将订单要求准确传达给工厂或内部生产部门。

跟踪生产进度（Production Follow-up），了解原材料采购、排产计划、实际生产状况。

及时发现潜在延误（如原料短缺、设备故障、产能紧张），协调内部或与客户沟通寻求解决方案（如分批交货、调整交期）。

样品确认（如需要）：安排产前样、大货样给客户确认，跟踪反馈结果。

2. 生产中后期 - 验货、订舱与单证准备阶段：

质量监控：协调安排第三方检验机构（如SGS, BV）或QC进行中期检验（DUPRO）、最终验货（FRI），确保产品质量符合客户要求。处理验货报告，跟进工厂整改。

包装与唛头确认：监督工厂按照客户要求进行包装（内包装、外箱、装箱方式）和印刷正确的唛头（Shipping Mark）。

订舱与运输安排：

根据交货期和客户要求，向货代（Freight Forwarder）询价、订舱（Booking）。

确认船期/航班、截关/截港时间、预计离港/抵港时间。

获取进仓通知或安排拖车到工厂装货（如适用）。

跟踪货物进港状态。

报关文件准备与协调：

制作或收集报关所需的基本单据：商业发票（Commercial Invoice）、装箱单（Packing List）、报关单、合同/订单副本等。

提供准确的HS编码、申报要素给报关行。

跟踪报关进度，确保货物顺利放行。

客户清关文件制作：

根据合同/信用证要求，准确、及时地制作全套清关单据：

商业发票 (Commercial Invoice)

装箱单 (Packing List)

提单 (Bill of Lading - B/L) 或空运单 (Air Waybill - AWB) - 需核对确认草稿 (Draft B/L/AWB)

原产地证 (Certificate of Origin - COO, Form A, Form F 等)

检验证书 (Inspection Certificate - 如有要求)

保险单 (Insurance Policy - CIF/CIP 条件下)

其他特殊单据（如健康证、熏蒸证、许可证等）

信用证（L/C）项下：确保所有单据严格符合信用证条款（单证一致、单单一致），在交单期内向银行提交单据。

非信用证项下：按合同要求及时将单据寄给客户或通过银行托收（D/P, D/A）。

3. 货物出运后 - 跟踪、交单、收汇与售后阶段：

货物运输跟踪：通过货代或船公司/航空公司网站跟踪货物运输状态，及时告知客户预计到达时间（ETA）。

寄送正本单据/电放：根据客户指示和付款方式，安排正本单据的快递寄送或通知货代做电放（Telex Release）。

核销与退税协调（部分公司涉及）：收集整理报关单（出口退税联）、增值税发票等，协助财务部门办理出口收汇核销和出口退税手续。

售后问题处理：如客户收到货后反馈质量问题、短货、损坏等，协助业务员协调工厂、货代、保险公司等调查原因，提出解决方案（如补货、赔偿等）。

文件归档：将订单执行过程中的所有重要文件（合同、订单、邮件、单据副本、验货报告、报关资料等）进行系统、完整的归档保存，以备查询。

出口跟单员的核心技能与素质要求

细心与严谨：处理大量数据和单据，任何一个小错误（如数字、品名、日期）都可能导致严重损失（滞港费、客户拒付、清关延误）。

责任心与主动性：主动跟进每个环节，预见并解决问题，对订单结果负责。

沟通协调能力：需要频繁、有效地与内部各部门（业务、生产、采购、质检、仓储、财务）和外部各方（客户、工厂、货代、船公司、报关行、商检机构、银行）沟通协调。

时间管理能力：同时跟进多个订单，处理大量并行任务，严格遵守各项截止日期（截关、交单期、信用证有效期等）。

抗压能力：处理突发状况（如船期延误、验货不合格、单据不符点、客户投诉）是常态。

基础专业知识：

国际贸易流程和常用术语（Incoterms）。

主要运输方式（海运、空运）及流程。

国际结算方式（TT, L/C, D/P, D/A）及风险。

进出口单证知识和制作要求（发票、箱单、提单、产地证等）。

基础海关和商检知识。

基础产品知识（了解所跟单的产品）。

良好的英语读写能力（邮件、单据处理）。