一、 会前筹备与策划

1. 需求沟通： 与会议发起人（内部部门或外部客户）进行沟通，明确会议目标、规模、预算、时间及具体要求。

2. 资源协调：

   • 场地预订： 筛选并预订合适的会议场地或酒店，并进行实地考察。

   • 物料准备： 负责会议所需物料的准备、设计与制作，如会议议程、邀请函、参会证、横幅、背景板、礼品等。

3. 通知与邀请：

   • 制作并发送会议通知/邀请函。

   • 负责参会者的注册、报名和信息收集工作，并建立通讯录。

4. 后勤安排： 协调参会者的交通、住宿、餐饮等事宜。

二、 会中执行与协调

1. 现场布置： 提前到达会场，监督并协助完成会场布置（座次、音响、投影、灯光、桌椅、指引牌等），确保符合方案要求。

2. 参会者接待：

   • 负责会议签到、引导入场、分发会议资料和礼品。

   • 热情、专业地解答参会者的问询，处理现场临时需求。

3. 流程把控： 全程跟进会议流程，确保各环节（如茶歇、午餐、设备切换、嘉宾发言等）按计划顺畅进行。

4. 供应商协调： 现场指挥和协调各类供应商的工作，确保服务及时到位。

5. 应急处理： 快速、冷静地处理会议期间的各类突发事件（如设备故障、人员不适、日程延误等）。

三、 会后收尾与总结

1. 现场收尾： 会议结束后，负责清点、回收剩余物料和设备，完成与场地及供应商的结算工作。

2. 资料整理与分发： 整理会议纪要、照片、视频、演讲PPT等资料，并分发给相关参会人员或部门。

3. 客户关系维护： 对重要嘉宾或客户进行会后感谢与回访，维护长期关系。